Welche Vor- und Nachteile bringen hybride Eigentümerversammlungen mit sich?

Als Immobilienverwaltung einer WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft) sind Sie jedes Jahr dafür zuständig, die Eigentümerversammlung zu organisieren und durchzuführen. In der Regel findet diese Veranstaltung einmal jährlich statt und dient dazu, über wichtige Themen wie Reparaturen, Instandhaltung, Verwaltung und Finanzen der WEG zu diskutieren und abzustimmen. Mit der zunehmenden Digitalisierung bieten sich für die Eigentümer:innen alternative Möglichkeiten an, um an der Eigentümerversammlung teilzunehmen – wie zum Beispiel die hybride Eigentümerversammlung. In diesem Blogpost werden wir uns die Vor- und Nachteile einer solchen Versammlungsform näher anschauen.

Was ist überhaupt eine hybride Eigentümerversammlung?

Eine hybride Eigentümerversammlung ist eine Mischform aus Präsenz- und Online-Veranstaltung – hybrid eben. Das bedeutet, dass einige Eigentümer:innen physisch anwesend sind, während andere digital von zu Hause aus teilnehmen können. Dabei wird die Veranstaltung über eine geeignete Plattform übertragen, damit alle Teilnehmer:innen gleichberechtigt an der Diskussion und Abstimmungen teilnehmen können. Als digitale Plattformen können beispielsweise Skype, Face Time oder Zoom verwendet werden.

Besonders durch die Pandemie und die damit verbundenen Ausgangsbeschränkungen, war es schlicht und einfach nicht möglich, eine größere Anzahl von Menschen in einem Raum zu versammeln. Sozusagen aus der Not heraus wurde die hybride Variante der Präsenz-Eigentümerversammlung geboren. Obwohl es nicht erlaubt ist, die Versammlung rein digital abzuhalten, ist eine hybride Veranstaltung laut WEG sehr wohl zugelassen.

Vorteile einer hybriden Eigentümerversammlung

1. Zeitersparnis: Eine hybride Eigentümerversammlung ermöglicht es den Teilnehmer:innen, von zu Hause aus oder aus dem Büro teilzunehmen, was Zeit spart. Niemand muss sich extra einen Tag freinehmen und eine lange Anreise in Kauf nehmen.

2. Flexibilität: Die Versammlung kann flexibler gestaltet. Sie muss nicht zwangsläufig an einem Randtermin festgelegt werden, um die Teilnehmer:innen-Zahlen zu erhöhen. Es muss also auf weniger Faktoren Rücksicht genommen werden.

3. Kostenersparnis: Erstens entfallen durch die hybride Eigentümerversammlung für die Teilnehmer:innen mögliche Anreisekosten. Und zweitens kann bei besonders großen Versammlungen mit vielen Eigentümer:innen auf kleinere Räumlichkeiten zurückgegriffen werden.

4. Vereinfachte Teilnahme: Hybride Eigentümerversammlungen können außerdem dazu beitragen, die Anzahl der Teilnehmer:innen zu verbessern. Da es im Normalfall für einige Eigentümer:innen schwierig sein kann, persönlich an der Versammlung teilzunehmen, sind die Teilnehmerzahlen vermutlich geringer. Diese Hürde kann mit der hybriden Variante überwunden werden.

5. Technologische Vorteile: Ein weiterer Vorteil ist, dass hybride Eigentümerversammlungen automatisch die Komponente “Technologie” mit ins Spiel bringen. So können unter anderem Abstimmungen direkt elektronisch durchgeführt werden. Die technischen Vorbereitungen wurden ja bereits getroffen.

Nachteile einer hybriden Eigentümerversammlung

1. Abhängigkeit von der Internetverbindung bzw. technische Probleme: Ganz klar, hybride Eigentümerversammlungen sind anfälliger für technische Probleme. Wenn die Internetverbindung instabil ist – aufseiten der Präsenzversammlung oder bei den digitalen Teilnehmer:innen – stellt das einen Störfaktor dar.

2. Kommunikationsprobleme: Einhergehend mit den technischen Problemen, können auch Kommunikationsprobleme auftreten. Schlechte Ton- oder Bildqualität sind lästig und verhindern oftmals, dass alle Informationen vollständig bei den Rezipient:innen ankommen. Missverständnisse sind vorprogrammiert. Unser Tipp: Umso wichtiger ist es, eine professionelle Zusammenfassung der Versammlung an alle Eigentümer:innen zu verschicken. Nutzen Sie dafür am besten eine Immobilienverwaltungs-Software wie iDWELL.

3. Unzureichende Interaktion: Hybride Eigentümerversammlungen können außerdem dazu führen, dass die persönliche Interaktion zwischen den Teilnehmer:innen eingeschränkt wird. Wir kennen das alle: Man sitzt zu Hause vor dem Computer, wo sich ein Online-Meeting mit 30 Leuten abspielt. In diesen Situationen ist man schnell versucht, seine Aufmerksamkeit auf eine andere Aufgabe zu richten. Die aktive Teilnahme an der Versammlung wird so allerdings verhindert.

Ob Sie als Immobilienverwaltung sich nun für oder gegen die hybride Eigentümerversammlung entscheiden, wird vermutlich von verschiedenen, individuellen Faktoren abhängen. Wir können dazu auf jeden Fall sagen: Kommunikation ist das A und O.