Wann können WEG-Verwalter:innen ihre Leistungen separat in Rechnung stellen?

Wie wir alle wissen, sind Hausverwaltungen für zahlreiche Aufgaben im Kontext der Verwaltung von Immobilien verantwortlich. Dabei geht es insbesondere um die Organisation von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten, die Vermietung und Verwaltung von Wohneinheiten sowie die Kalkulation von Mieten und Nebenkostenabrechnungen. Im Bereich Wohnungseigentum ist sie außerdem für die Organisation der jährlichen Wohnungseigentümerversammlung zuständig.  Doch wie sieht es eigentlich mit der Vergütung der Verwaltungen aus? Gibt es besondere Regelungen für Sondervergütungen? Im folgenden Blogpost setzten wir uns mit diesem Thema etwas genauer auseinander.

Grundvergütung im Bereich Immobilienverwaltungen

Die Vergütung von Hausverwaltungen für ihre regulären Tätigkeiten ist normalerweise im Verwaltervertrag klar geregelt. Alternativ kann es auch einen besonderen Eigentümer:innen-Beschluss geben. Dabei ist die Höhe der Vergütung sehr unterschiedlich und hängt von verschiedenen Faktoren ab. So spielt unter anderem die Größe des zu verwaltenden Objekts eine wichtige Rolle, aber auch die Art der Immobilie und die Leistungen, die von der Verwaltung erbracht werden müssen.

In vielen Fällen wird die Vergütung von Immobilienverwalter:innen auf Basis von Pauschalen verrechnet. Das bedeutet, dass für bestimmte Leistungen pauschale Beträge vereinbart werden, die dann unabhängig von der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit festgelegt werden. Grundsätzlich kann der:die Verwalter:in einer WEG neben der Pauschalvergütung aber auch eine in Teilentgelte aufgespaltene Vergütung vornehmen.

Beide Abrechnungsweisen sind also zulässig und regeln die Grundvergütung der Immobilienverwaltung. Typische Aufgaben, die in der Grundvergütung enthalten sind, sind die Erstellung eines Wirtschaftsplans, die Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung und die Einholung von Handwerker-Angeboten.

Auch Sondervergütungen sind zulässig

Zum Thema Sondervergütungen hat der Bundesgerichtshof (BGH) in Deutschland schon 1993 erklärt, dass diese grundsätzlich zulässig sind.  Dabei kann es sich etwa um Sonderaufgaben handeln, die von der Hausverwaltung erbracht werden sollen, aber nicht spezifisch gesetzlich geregelt sind. Oder aber es sind besondere Reparaturleistungen notwendig, die deutlich über das übliche Maß hinausgehen. Auch im Falle von Streitigkeiten zwischen Eigentümer:innen kann es eine Sondervergütung für die Immobilienverwaltung geben, die dann als Mediator und Schlichter tätig wird.

Weitere konkrete Beispiele für mögliche Fälle von Sondervergütungen sind Folgende:

• Außerordentliche Eigentümerversammlung
• Gerichtsverfahren
• Kopier- und Portokosten
• Lastschriftverweigerungen
• Mahnungen
• Mehraufwand für vermietete Eigentumswohnungen
• Sanierungsmaßnahmen

Was es bei Sondervergütungen zu beachten gilt

Auch Sondervergütungen müssen vertraglich geregelt werden!

Erst einmal ist es besonders wichtig, dass Vereinbarungen über gesonderte Vergütungen den Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) unterliegen.

Zweitens – und daraus resultierend – dürfen Klauseln über Sondervergütungen im Vertrag nicht überraschend sein. Sie müssen transparent und klar formuliert werden, sodass keine Missverständnisse aufkommen können. Außerdem ist es von Bedeutung, dass Grund- und Sondervergütungen im Verwaltervertrag klar voneinander abgegrenzt und zuordenbar sind.

Was die Höhe des Entgelts für Sonderaufgaben anbelangt, darf dieses durchaus über der üblichen Vergütung liegen – je nach Tätigkeit. Allerdings sollte sich der Gesamtbetrag nicht deutlich über den normalen Sätzen befinden. Im Vertrag können Sondervergütungen sowohl pauschal als auch per Stundensatz festgelegt werden. Wichtig ist nur, DASS die Höhe des Entgelts bzw. die stündliche Vergütung vertraglich vereinbart wird.

Zu guter Letzt eine weitere wichtige Information: Auch außerhalb des Verwaltervertrags können extra Kosten für Immobilienverwaltungen beschlossen werden!

Der Weg, der in diesem Fall ans Ziel führt, ist ein Eigentümerbeschluss. Es reicht eine einfache Mehrheit.